Um EJC bem organizado começa 3 a 4 meses antes da data do encontro. Este guia reúne as fases, o checklist e as ferramentas que a dirigência precisa para conduzir a preparação sem perder nada de vista.
Reúna o Coordenador Geral, os Coordenadores de Marido e Mulher e o assistente eclesiástico. Defina o número da edição, o tema espiritual e as datas de sexta a domingo do encontro. Alinhe com o pároco antes de comunicar à comunidade.
Publique a inscrição para servos e monte as equipes clássicas do EJC: Liturgia, Cozinha, Ordem, Música, Externa, Secretaria, Transporte, Gincana, Cartas, Ambientação e Anjo da Guarda. Cada equipe deve ter coordenador, vice e cronograma próprio de preparação.
Estabeleça reuniões semanais de dirigência, encontros mensais gerais e formações espirituais. Programe retiros de servos, ensaios de música e simulações de dinâmicas. Registre atas de cada reunião para preservar o histórico da edição.
Abra as inscrições com um prazo claro, colete dados de contato, endereço, restrições alimentares e observações relevantes. Faça a triagem em oração, respeitando a capacidade da casa de retiro e as diretrizes da paróquia.
Reserve a casa de retiro com antecedência, feche cardápio com a Cozinha, defina pontos de encontro e monte as rotas de transporte com os tios motoristas. Considere sempre uma folga de vagas por carro para imprevistos.
Confirme cada equipe, imprima crachás, cartas dos tios, formulários de saúde e listas de presença. Faça reunião final de dirigência na quarta ou quinta-feira anterior, revise o cronograma dos três dias e faça um momento de oração conjunta antes da chegada.
No mês seguinte, promova a reunião de perseverança dos novos encontristas, faça a ata de fechamento da edição, registre o histórico dos servos e agradeça formalmente às famílias, tios e benfeitores.
Cada equipe tem cronograma, ata e coordenador — a preparação flui em paralelo.
Reuniões, ensaios e retiros ficam num só calendário compartilhado com a dirigência.
Histórico das edições preservado para as próximas gerações de servos.
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